Como conduzir um Kickoff Meeting

O que é:
Encontro entre os integrantes do projeto com o objetivo do motivar a equipe e criar interesse pelo produto do projeto, esclarecendo a todos os objetivos do projeto. Outro aspecto importante é deixar claro o apoio executivo na organização em relação ao projeto.

O kickoff meeting deve ser planejado com cuidado, pois coloca o projeto no rumo certo para seu sucesso. Os participantes entenderão o quê estão fazendo e, mais importante, o por quê estão fazendo o trabalho do projeto. É interessante identificar as origens de um projeto, seu valor para a organização e que necessidades da mesma serão atendidas com o projeto.

O que não é:

• Oportunidade para adquirir estimativas de tempo para atividades do projeto e atribuir responsáveis a essas atividades, afinal, todos os membros do projeto estarão participando...

Como conduzir um kickoff meeting?
(adaptado de PMI, Community Post, acesso em 26 de fevereiro de 2008)

1. Inicie com uma breve apresentação dos executivos envolvidos no projeto. Peça a uma dessas pessoas que descreva o projeto, e mostre como o projeto se enquadra na estratégia de negócios da organização e especifique como seu produto agregará valor à organização.
2. Peça ao patrocinador do projeto para falar sobre a necessidade de negócio que o motivou a financiar esse projeto e sobre como isso pode ser valioso para a organização e seus clientes. Peça que ele explique o fator mais importante a ser considerado: se o Tempo (velocidade para o mercado), Custo (restrições no orçamento), ou Qualidade (Satisfação dos clientes). É importante que ele reforce porque o projeto é crucial. Em seguida, o patrocinador apresenta o gerente de projetos.
3. O gerente de porjeots deve apresentar as principais partes interessadas no projeto (stakeholders), que devem incluir clientes internos e/ou externos, colaboradores-chave de outros departamentos da organização, principais contatos dos fornecedores (ou terceiros), membros de entidades regulatórias (se for o caso) e a equipe de gerenciamento do projeto. Cada participante de explicar sua ligação com o projeto e o papel que deverá desempenhar para seu sucesso.
4. Permita que todos os presentes façam perguntas para esclarecer qualquer informação que não tenha sido compreendida. As melhores pessoas para responder a essas perguntas estão reunidas nesse encontro.
5. Em seguida, o gerente do projeto fala brevemente (com o auxílio de imagens ou gráficos) sobre o escopo do projeto e seus riscos (ambos identificados apenas em seu nível mais genérico) e sobre as premissas e restrições do projeto. Você apresenta o plano de comunicações para os relatórios semanais primários para a equipe, fornecedores, gerentes sêniores e patrocinadores e os planos de atualização e gerenciamento de mudanças no projeto.
6. Dê oportunidade para um curta discussão sobre a apresentação do gerente de projetos e agradeça a todos por sua presença e preciosa contribuição para o projeto no final do encontro.